Une année dans la vie d’un concessionnaire est une longue période, mais le temps passe vite. Avant même que vous ne vous en rendiez compte, un autre exercice financier débute, et vous vous fixez de nouveaux objectifs alors que le concessionnaire continue de croître et de changer. Avec le retour du printemps, il est temps de faire un petit nettoyage de printemps opérationnel. Tous les secteurs du concessionnaire doivent être passés en revue, mais commençons par le bureau des F&A.

Pensez à ce que votre équipe des F&A a accompli au cours de l’année précédente : des centaines de transactions ont passé par leur bureau et de très nombreux documents ont été signés, tous accompagnés par des clients que vous avez formés et guidés tout au long du processus des F&A. Chaque interaction avec le client était une nouvelle occasion pour votre concession de faire bonne impression, de fournir au client une solution à ses besoins et de nouer une relation à long terme avec lui.

Mais approfondissons ces interactions et ces processus. Y a-t-il eu des périodes de transition désordonnées que vous souhaitez éviter à l’avenir? Vos processus, et peut-être même vos bureaux, sont-ils un peu encombrés? Pour les clients attentifs, une transition maladroite et le désordre sont faciles à repérer, et ce ne sont pas signes que les affaires sont bien menées. Alors, que pouvez-vous faire pour désencombrer vos processus des F&A?

Des transitions harmonieuses

L’un des principaux objectifs de nombreux concessionnaires est d’assurer une transition transparente entre les ventes et le service.

Les clients fournissent de nombreuses informations en ligne ou lors des essais routiers et des négociations avec les vendeurs. À quoi ressemble aujourd’hui le transfert de ces informations? Les clients doivent-ils attendre aux ventes ou aux F&A pendant que les employés entrent et sortent pour rassembler des documents et poser des questions? Dans ce cas, les clients doivent répéter l’information plusieurs fois, ce qui rend l’interaction désordonnée et chaotique pour toutes les parties, et ajoute du temps, des étapes et de la confusion au processus.

Considérez le temps que prend une transition désordonnée. Prenons l’exemple d’un directeur des F&A qui réalise 30 ventes par mois. Si vous perdez seulement 10 minutes à transmettre des informations ou à faire des allers-retours pendant les transitions, un seul directeur des F&A peut perdre 60 heures par an à cause de transitions désordonnées. C’est un temps précieux que vos employés pourraient utiliser pour vendre.

La mise en place d’un processus permettant de transférer facilement toutes les informations pertinentes reçues du client au cours du processus de vente vers le bureau des F&A simplifie chaque étape. L’établissement d’une communication claire ouvre la voie à une discussion des F&A harmonieuse lors de chaque transaction et maximise l’efficacité du département des F&A.

Le problème du papier

Nous connaissons tous les difficultés liées à la signature d’un contrat d’achat de voiture neuve : Les directeurs des F&A impriment document après document, recueillant le plus rapidement possible les signatures des acheteurs afin d’accélérer le processus. Cette approche peut entraîner des montagnes de papier et un gaspillage d’espace dans les bureaux du concessionnaire, et constitue souvent la partie la plus pénible de l’achat d’un véhicule pour le client.

L’utilisation du papier est également l’une des dépenses les plus négligées dans un concessionnaire, et elle peut entraîner des coûts à court et à long terme. L’utilisation du papier dans le bureau des F&A équivaut à un processus très manuel : évaluer les formulaires nécessaires en fonction de la transaction, s’assurer que chaque champ et chaque signature sont saisis et cohérents, et compiler chaque page pour la pochette de vente avec une copie pour le client.

Le fait d’être noyé sous toute cette paperasse peut donner à chacun l’impression de ne pas maîtriser le processus d’achat d’une voiture. Cependant, le nettoyage de printemps peut vous permettre de résoudre tous ces problèmes.

Cherchez des moyens d’aller plus loin dans le numérique, par exemple en numérisant les documents pour en faire des pochettes de ventes électroniques afin d’éliminer les coûts de stockage. Le passage à la documentation numérique permet de gagner énormément d’espace dans le bureau et de réduire les coûts d’approvisionnement. N’oubliez pas que ce désordre sera vu et remarqué par les clients et qu’il peut ralentir le processus de vente, ce qui vous donne l’occasion de dépoussiérer les choses et de mettre en œuvre des améliorations là où vous le pouvez.

Le printemps est un symbole de croissance et de nouveauté. Prenez le temps, ce printemps, de simplifier vos transitions et de mettre en place des processus sans papier. Comme nous l’avons vu, cela peut vous faire gagner de l’espace, gagner potentiellement des centaines d’heures et éviter des maux de tête. Commencez à faire le ménage dès aujourd’hui et explorez ces avantages pour votre concessionnaire.

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