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Vous croulez sous la paperasse? Reprenez le contrôle de vos processus

Points saillants de l'article :

  • Une surabondance de papier affecte votre concessionnaire ET vos clients.
  • Adressez vos surplus de papier avec un processus numérisé.

Un directeur F&A m’a déjà fait part d’un cauchemar lié au stress causé par le travail. Coincé dans son bureau dans une mer de papier qui ne cessait de monter, il était incapable de crier à l’aide alors que le niveau montait de plus en plus haut, jusqu’à ce qu’il s’y noie.

Heureusement, ce n’était qu’un mauvais rêve. Mais il y a une vérité profonde à cette image, que de nombreux employés du concessionnaire (et pas seulement les directeurs F&A) reconnaissent.

Cette réalité est réaffirmée par les nombreuses piles de boîtes de papier à la comptabilité. Sans intervention, elles s’accumulent peu à peu et finissent par envahir les salles d’entreposage, jusqu’à ce qu’elles deviennent presque impossibles à gérer.

Les concessionnaires croulent sous la paperasse.

Après un certain temps, cette paperasse semble effectivement prendre le dessus. Sa gestion nécessite de nouveaux processus et de nouveaux employés, ce qui représente souvent un fardeau supplémentaire pour les employés qui sont déjà débordés et entraîne parfois la création de nouveaux postes.

Pensez à ce client d’il y a six mois qui a besoin d’une copie de son contrat de vente de véhicule pour payer ses impôts et à la chasse au trésor qui devra s’ensuivre dans vos boîtes et vos classeurs. Pensez aux coûts du papier, de l’encre, de l’espace de rangement et d’expédition qui auront une incidence sur vos profits.

Pensez également au fait que cette avalanche de papier renforce les pires perceptions que les consommateurs pourraient avoir à propos d’un concessionnaire.

Voici les deux secteurs de votre concessionnaire les plus touchés par la surabondance de papier et ce que vous pouvez faire pour y remédier.

F&A

L’excès de paperasse est peut-être plus prononcé au département des F&A que dans n’importe quel autre secteur du concessionnaire.

La paperasse du département des F&A requiert de remplir près de trois douzaines de formulaires, les pochettes de vente peuvent avoir plus d’un pouce d’épaisseur et les nouvelles lois chaque année font en sorte que les exigences de conformité deviennent toujours plus complexes. Cela représente près de 12 mètres de documents raccordés bout à bout à remplir par véhicule vendu!

De plus, un processus dominé par le papier garantit une perte de temps pour votre concessionnaire. Les employés de différents départements ne peuvent pas passer à l’étape suivante d’une transaction de véhicule tant que les documents n’ont pas été acheminés à leur bureau.

Finalement, les concessionnaires dépensent une quantité considérable de ressources (en temps, efforts et argent) sur la manutention et la gestion de toute cette paperasse : au remplissage, à l’archivage, à la récupération, puis, lorsque les lois le permettent, à la destruction des vieux documents.

Service

Le papier entraîne également une perte considérable de temps et de ressources au département du service.

Même dans les processus où le papier ne joue pas un rôle clé, sa présence engendre nécessairement beaucoup de temps de main-d’œuvre supplémentaire. Nos recherches démontrent que chaque bon de travail (BT) traité par votre département du service prend, en moyenne, 15 minutes de déplacement supplémentaire, ce qui est en grande partie attribuable à l’absence d’un système numérisé de communication, de stockage et de récupération des données.

De plus, tous les documents papier nécessaires au traitement des transactions du service doivent être stockés pour être récupérés ultérieurement.

Combien de BT votre concessionnaire traite-t-il chaque jour?

Prenez vos processus en main

Parfois, il semblerait que les concessionnaires ont accepté l’avalanche de papier et les coûts associés comme un coût d’exploitation inévitable, mais il n’en est pas un.

Il y a une façon de prendre en main vos processus, et c’est en investissant dans un processus numérisé.

La plateforme technologique appropriée ainsi que les bons outils numériques permettent aux concessionnaires d’éliminer plusieurs processus qui impliquent la manipulation de papier physique ou le besoin de consulter d’autres membres du concessionnaire.

Il y a cinq domaines où vous pouvez prendre des mesures importantes dès maintenant pour mettre fin au règne du papier :

  1. Numérisez les documents pour les sauvegarder numériquement. Les documents papier doivent être entreposés chez le concessionnaire, ce qui prend rapidement beaucoup d’espace. Investissez dans un système de numérisation qui vous permettra de recueillir, de stocker, de sécuriser, d’extraire, de suivre et de gérer automatiquement vos documents de façon électronique. Vous pouvez, par exemple, stocker électroniquement tous les documents dans un endroit sécurisé une fois la transaction terminée. Les clients pourraient également recevoir tous leurs documents d’offre sur une clé USB au lieu d’un dossier encombrant qu’ils ne voudront plus jamais consulter.
  2. Passez à une solution de vente numérique complète au bureau des F&A. Envisagez d’utiliser un outil numérique de présentation des F&A qui offre une présentation personnalisée des menus, affiche des formulaires sous forme de menu électronique, divulgue les renseignements de contrat et de location nécessaires, et classe les fichiers dans une pochette de vente électronique, éliminant ainsi les 12 mètres de papier que votre directeur des F&A doit manipuler à chaque transaction (et peut-être leur épargnera également des cauchemars de noyade dans une mer de papier).
  3. Fixez des rendez-vous du service en ligne. En permettant à vos clients de fixer des rendez-vous en ligne à l’aide d’un système intégré au système de rendez-vous de votre DMS, vous évitez les calendriers et les horaires physiques qui provoquent souvent des doubles réservations. Lorsque les clients planifient leurs rendez-vous en ligne, ils fournissent une brève description de leur demande d’entretien ou du problème relatif au véhicule, ce qui réduit le temps nécessaire pour créer des bons de travail et commencer l’entretien du véhicule dès l’arrivée du client.
  4. Numérisez les processus du service afin de réduire la paperasse. Des outils et services tels que la possibilité d’envoyer des messages textes directement aux clients, des technologies IRF qui permettent de lancer le processus de création des BT dès l’arrivée du client à l’aire de service, les outils d’estimation électroniques qui offrent rapidement des prix constants pour les réparations de service, et une communication électronique automatisée qui permet aux techniciens et aux conseillers de communiquer sans devoir se rencontrer en personne, contribuent tous à minimiser la perte de temps que la paperasserie ajoute à l’équation.
  5. Envoyez vos documents aux destinataires par courriel. Des services sont disponibles afin de transformer des processus à base de papier en communications électroniques du concessionnaire : Relevés des comptes recevables, remises TEF et caisses recettes. Cela améliore votre efficacité grâce à la communication immédiate et automatique en plus d’éliminer une interaction coûteuse en temps et papier de plus pour vos employés. Les avantages ne se multiplient que si vous optez pour l’intégration de plus d’une de ces options à votre processus. Vous souvenez-vous de ce client d’il y a six mois qui avait besoin d’une copie de son contrat aux fins de l’impôt? Vous pouvez simplement l’envoyer électroniquement dès que vous raccrochez le téléphone, puisque vous avez le fichier dans votre système de numérisation.

Il faut aussi tenir compte du fait que l’amélioration des processus dans un secteur du concessionnaire aura tendance à optimiser les processus automatisés préexistants que vous pourriez utiliser dans d’autres secteurs de la concession – une sorte d’effet domino de l’efficacité.

Conclusion

La gestion quotidienne d’un concessionnaire est déjà assez complexe sans qu’une montagne de boîtes de classement empiète sur votre espace et sur le temps de vos employés.

Investissez dans des solutions pour numériser vos processus et transformez ces cauchemars de noyade dans le papier en une réalité où les processus améliorés font croître les profits.

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Directeur, planification des produits, DMS, Reynolds et Reynolds

Avec plus de 26 ans d’expérience chez Reynolds, Scott Worthington a commencé en tant que formateur ERA® en 1991. Il est également un des membres fondateurs des services de consultation de Reynolds, directeur de l’organisation “Service Readiness”, directeur du marketing et responsable des solutions ERA. Scott est présentement directeur de la planification des produits responsable de la plateforme ERA-IGNITE, des applications de comptabilité, de l’archivage des données, des solutions de rapports et d’analyse, et de ReyPAY®.

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