L’hiver est terminé et nous passons à la saison suivante. Le printemps est signe d’un temps plus chaud, d’une floraison de fleurs et du début de la saison de baseball. Aussi agréable que tout cela puisse paraître, le début du printemps est aussi le moment de faire le ménage de printemps.

Votre bureau de comptabilité est le cœur de votre concessionnaire. Chaque département est relié au bureau de la comptabilité et, pour cette raison, un bureau en désordre peut avoir des répercussions sur le reste de votre concession. Voyons trois façons de faire le ménage et d’enlever les toiles d’araignée.

Vider le stockage du papier.

Le stockage des documents papier sur place est probablement la principale cause d’encombrement dans les concessionnaires. Vous pouvez stocker les contrats sur des étagères dans le bureau de la comptabilité, dans des boîtes dans la cage située au-dessus du département des pièces ou peut-être dans un entrepôt à l’arrière. Le papier prend non seulement beaucoup de place, mais il faut aussi tenir compte du temps nécessaire pour retrouver un document spécifique. Chaque audit peut vous obliger à passer des heures à fouiller dans des des boîtes de cartons. Envisagez plutôt un processus de stockage numérique, qui vous permettra d’économiser de l’espace de stockage et de gagner du temps dans la recherche d’offres. De plus, vous n’aurez pas à vous soucier des offres perdues ou endommagées, ce qui rendra le processus plus efficace et plus propre.

Mettez de l’ordre dans votre processus de production de rapports.

La génération de rapports est l’une des tâches manuelles qui prend le plus de temps dans le bureau de la comptabilité, et elle peut être difficile à nettoyer. Souvent, les chiffres peuvent être incohérents d’un rapport à l’autre, ou les rapports utilisent de vieilles données désuètes qui laissent votre concession vulnérable aux erreurs et à la désinformation. De plus, la création de tous les rapports nécessaires peut prendre plusieurs heures à un employé, au lieu de lui permettre de se concentrer sur d’autres fonctions importantes de son travail. Recherchez un outil de prévision qui vous permette de détecter plus tôt les fuites de bénéfices et de maintenir les processus d’établissement de rapports en ordre.

Éliminez les processus manuels d’envoi de courrier.

Les processus d’envoi manuel causent des problèmes dans tout le concessionnaire. Le coût des enveloppes et de l’affranchissement peut à lui seul représenter une somme importante, mais qu’en est-il du temps nécessaire aux employés pour imprimer et préparer chaque enveloppe? Il n’y a pas non plus de garantie que votre courrier parvienne à temps au client ou au fournisseur. Et ces processus manuels ne vous permettent pas de contrôler vos flux de trésorerie. Les enveloppes perdues, les retards de paiement et les pertes de temps sont autant de maux de tête. Vous devez mettre en place des processus qui vous permettent d’envoyer des documents aux clients par voie électronique.

Un bureau de comptabilité parfaitement organisé.

La clé d’un bureau comptable impeccable est de disposer d’une technologie qui vous aide à accomplir les tâches plus efficacement et à économiser de l’argent. En mettant en œuvre des processus tels que le stockage numérique, vous pouvez éliminer les boîtes et le temps perdu par les employés. Enfin, grâce aux processus électroniques des comptes clients, vous pourrez mieux contrôler vos flux de trésorerie. Avec les bons processus en place, votre concession sera parfaitement propre. Posez le balai et la vadrouille et laissez le bureau de la comptabilité se nettoyer lui-même grâce à des processus plus numérisés et simplifiés.

Articles connexes: