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3 risques pour les documents papier avec lesquels vous ne voulez pas jouer

Points saillants de l'article :

  • Les documents doivent être votre point de départ pour passer au numérique.
  • Ignorer les risques des documents papier représente une menace énorme.

Le numérique : la dernière tendance dans la vente au détail automobile. Partout où vous regardez, la conversation tourne autour de l’adoption d’un processus numérique reliant les divers secteurs du concessionnaire. Les documents jouent un rôle important dans cette transition.

Presque tous les processus de concessionnaire impliquent des documents, mais ceux-ci ne doivent pas forcément être physiques. En fait, je recommande fortement qu’ils ne le soient pas, pour les trois raisons suivantes : ils ne sont pas sécuritaires, ils coûtent cher et ils sont vulnérables aux intempéries. Les documents papier posent des risques énormes pour votre concessionnaire. Voici pourquoi.

Sécurité

Malgré les inquiétudes que vous pourriez avoir par rapport aux atteintes à la protection des données, il est en fait beaucoup plus sécuritaire de stocker et d’envoyer des fichiers aux fournisseurs et aux clients dans un format numérique. Les pare-feux et le chiffrement permettent d’améliorer la sécurité des fichiers numériques.

En limitant l’accès uniquement à ceux qui en ont besoin, vous pouvez avoir l’esprit tranquille. Les fichiers physiques n’offrent pas les mêmes avantages. Si quelque chose leur arrive, vous ne le remarquerez peut-être même pas.

Sans compter que si vous perdez des documents physiques, vous perdez toutes les informations qu’ils contiennent. Qui sait où ces données sensibles pourraient aboutir?

Temps

Des entreprises comme Amazon ont établi la norme de service de la nouvelle génération de clients. Quand ils veulent quelque chose, ils le veulent tout de suite. Combien de temps vous faudrait-il pour trouver ce que vous cherchez dans les documents que vous avez stockés au sous-sol ou hors site? Peu importe le temps que ça vous prendra, ce sera trop long aux yeux du consommateur.

Pensez également à la façon dont les documents physiques touchent vos employés. Avec les documents physiques viennent le classement, l’organisation et la recherche. Les employés passent 50 % de leur temps à chercher des documents; en moyenne, il leur faut 18 minutes pour les trouver.1

Les processus numériques permettent de réduire la main-d’œuvre associée à la paperasse, libérant ainsi vos employés pour accomplir des tâches plus utiles et améliorer l’expérience des clients.

Vulnérabilité

Les documents physiques qui ne sont pas protégés risquent d’être détruits, surtout en cas catastrophe naturelle – les documents peuvent être déchirés, endommagés par l’eau ou même brûlés dans un incendie. Que se passe-t-il lorsque vous avez besoin de l’un de ces documents? Vous pourriez devoir payer des centaines de milliers de dollars en amendes pour un audit.

Adopter les documents numériques est l’une des multiples étapes à prendre lors d’une transition vers le numérique. Connectez les données, les gens et les processus, et vous aurez un avantage concurrentiel.

1 Gartner

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Planification des produits, Reynolds et Reynolds

Tim est directeur de la planification des produits pour la plateforme ERA-IGNITE, les applications de comptabilité, les solutions d’archivage de documents, les solutions réseau et ReyPAY®.

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