Dans un monde où tout peut être effectué de façon sécuritaire et à portée de la main, pourquoi continuons-nous à effectuer des tâches manuellement qui ouvrent la porte à l’erreur humaine? Tout particulièrement lorsqu’il existe des ressources permettant d’accélérer et d’améliorer le processus.

Dans l’industrie automobile, le département du service fait face à plusieurs menaces lorsque les processus sont faits manuellement. Le risque que des problèmes surviennent est constant, et si ce n’est pas déjà le cas, cela entraînera le mécontentement des clients du concessionnaire et vous devrez ensuite réparer les pots cassés.

Le manque de suivi des documents, la désorganisation, le manque de responsabilité au sein des employés ou l’endommagement ou la perte des documents sont toutes des responsabilités communes auxquelles font face les concessionnaires.

Analysons ces exemples en contexte.

Disons que vous vous préparez pour l’audit d’un BT et vous devez produire 100 BT aléatoires. Certains de vos employés peuvent consacrer des journées entières à rechercher des BT et à s’assurer que tout est en ordre. Si vous n’êtes pas capable d’en localiser au moins un, vous pourriez encourir des amendes. Non seulement vos employés perdent-ils du temps à chercher des papiers, mais de l’argent est également gaspillé alors que des tâches plus productives et rentables devraient plutôt être au centre de l’attention.

Voici un autre exemple. Lorsque vous présentez des services recommandés sur papier, il n’y a pas vraiment de moyen de prouver qu’une recommandation a réellement été présentée. Si quelque chose tourne mal avec un véhicule, le client peut réclamer que vous ne lui avez pas recommandé ce service. Sans horodatage ou autre manière de prouver la recommandation, cela devient votre parole contre celle du client. Et la plupart du temps, le client remporte le débat.

Numériser vos processus et vos documents vous permet de récupérer le document dont vous avez besoin, tout en économisant temps et argent. Le document est accessible et dans vos mains instantanément. C’est rapide, simple et en un seul endroit.

La numérisation peut également compenser pour les processus manuels en permettant à l’employé d’indiquer ce qui a été discuté lors de chaque rencontre avec le client. Cela se fait grâce au stockage d’un important nombre d’informations et de détails à propos de chaque interaction. S’il existe une divergence entre le concessionnaire et le client, le concessionnaire est en mesure de récupérer la documentation, de la partager avec le client et de répondre à toute question. Le concessionnaire est capable de conserver les documents de chaque client plus efficacement, ce qui favorise l’amélioration de la satisfaction de la clientèle.

Enfin, la numérisation mène à de meilleures pratiques autant dans le département du service que dans le concessionnaire. Investir dans la technologie qui numérise vos dossiers et améliore votre département du service vous protègera des responsabilités qui menacent votre département du service aujourd’hui.

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