Réfléchissez à l’emprise qu’a le papier sur votre concessionnaire. Chaque offre complétée équivaut à près de 12 mètres de papier. Lorsqu’une offre ou un bon de travail est complété, vous devez alors trouver un endroit pour l’entreposer. Cet entreposage, pourtant banal, requiert énormément d’espace. Lorsqu’un client vous demande une copie d’un de ses documents, vous devez fouiller dans les boîtes et les classeurs. Les histoires comme celles-ci sont aussi abondantes que les feuilles de papier dans votre entrepôt. L’infographie ci-dessous illustre à quel point le papier peut être coûteux pour un concessionnaire.

Voici trois astuces pour augmenter l’efficacité de votre concessionnaire en éliminant le papier :

1. Numérisez les documents pour les sauvegarder numériquement. Les documents papier doivent être entreposés chez le concessionnaire, mais cela prend beaucoup de place. Certains concessionnaires ont eu à agrandir leurs installations simplement pour pouvoir entreposer plus de papier. Au lieu de dépenser des sommes d’argent extraordinaires pour transformer votre concessionnaire en chantier de construction, investissez en un système de numérisation qui vous permettra de numériser les documents de toute entente conclue en un seul endroit. Les clients peuvent aussi recevoir tous leurs documents d’offre sur une clé USB au lieu d’une lourde pile de papiers.
2. Laissez vos clients prendre leurs rendez-vous du service en ligne. En permettant à vos clients de fixer des rendez-vous en ligne, vous évitez les calendriers et les horaires physiques qui provoquent souvent des conflits de réservation. Un horaire papier pourrait aussi engendrer une obligation légale s’il contient des données personnelles. Les clients qui fixent leurs rendez-vous en ligne peuvent entrer une description courte du problème qu’ils ont avec leur véhicule, ce qui réduit le temps nécessaire pour traiter leur demande une fois sur place.
3. Envoyez les documents papier là où ils doivent aller. Que ce soit pour gérer une offre bancaire ou des demandes client, la voie numérique est un moyen sûr pour les acheminer à destination. Votre agence comptable peut traiter les offres beaucoup plus rapidement en envoyant les documents de demandes de financement aux banques par courriel que si elle devait les trier, emballer et envoyer par la poste. Vous pourrez envoyer des courriels aux clients qui demandent une copie de leur documentation au lieu de leur demander de venir chercher des copies imprimées au concessionnaire.

Vous n’aurez plus à être dépendants du papier. Les nouvelles technologies et les nouveaux processus peuvent améliorer l’efficacité et faire croitre les profits tout en améliorant l’expérience client. Dites adieu au papier. L’heure est venue de se tourner vers les technologies numériques.

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