Vous l’avez probablement entendu auparavant : le bureau de la comptabilité représente le cœur du concessionnaire. Chaque document, processus et transaction amorcés s’y retrouve éventuellement. Le concessionnaire ne pourrait pas fonctionner sans le bureau de la comptabilité. Alors pourquoi est-il souvent oublié et l’un des derniers départements à se numériser?

Lors d’une poussée toujours croissante vers la numérisation de votre concessionnaire, il est plus important que jamais de maintenir l’élan alors que tout se dirige vers le bureau de la comptabilité. Voici ce qu’un bureau de comptabilité numérique peut vous offrir à vous et à vos clients :

• Rapprochement simplifié. Réduisez les erreurs de frappes lorsque les paiements sont reçus en liant le reçu de paiement par carte de crédit à l’envoi de votre processeur. Ceci crée un processus de rapprochement efficace et réduit le temps passé à rapprocher chaque tiroir-caisse.
• Dépenses réduites. Les coûts liés à la documentation et à l’envoi de courrier aux clients pourraient ne pas paraître élevés, mais ils s’additionnent au fil du temps. Pour chaque classeur à 4 tiroirs, les coûts de création et de stockage associés pour les 10-12 000 documents sont d’environ 1 500 $. De plus, les coûts d’impression et des frais postaux pour chaque caisse recette, remise TEF et état de compte client peuvent vous coûter des milliers de dollars par mois.
• Moins de refrappe. Pensez au processus de finalisation d’une offre. Est-ce que le bureau de la comptabilité doit généralement revisiter chacune des offres afin d’apporter des modifications aux descriptions et aux calculs? Dans un format numérique, ces champs se présenteront complets et exacts. Ceci élimine les écarts entre les F&A et le bureau de la comptabilité, en plus de réduire le temps passé à reporter l’offre.
• Accès simplifié. Lorsque les documents sont stockés électroniquement, le processus de récupération devient un jeu d’enfant. Si un client demande une copie de sa facture ou de son état de compte, les documents peuvent être récupérés en quelques minutes, et non en quelques jours. À l’aide d’une trace écrite électronique et permanente, vous réduisez également la fréquence à laquelle les documents passent entre différentes mains ainsi que le temps passé à s’assurer que les exigences de conservation des documents sont respectées.
• Moins d’erreurs. Reportez des ajustements comptables de fichiers externes en quelques secondes seulement avec les bons montants et les bonnes descriptions. Les dépenses identifiées pour des groupes possédant plusieurs concessions sont reportées une seule fois, ce qui passe en charges chaque concession dans une entrée et qui ajoute des entrées de crédit et de débit compensatoires à toutes les autres concessions. Ceci assure qu’elles sont exactes et équilibrées.

Le bureau de la comptabilité représente le cœur du concessionnaire, alors pourquoi ne pas lui accorder un peu plus d’attention? La numérisation des processus dans le bureau de la comptabilité peut aider avec le rapprochement, les dépenses, les entrées manuelles, la sécurité et les erreurs.

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