De nos jours, plus que jamais, la technologie a un plus gros impact dans votre concession. La plupart du temps, le département de la comptabilité se retrouve avec le petit bout du bâton. Il y a des chances que votre département de la comptabilité n’ait pas beaucoup changé comparativement aux autres départements de votre concession depuis dix ou vingt. Des cabinets bien remplis qui débordent, des chaises de bureau d’apparence miteuse, des ordinateurs encombrants, des imprimantes insupportables, ils sont les pires cauchemars pour votre directeur.

Est-ce que ça a du sens que votre salle de montre, l’aire du service et votre site Web soient adaptés aux technologies du 21^e siècle, tandis que le département de la comptabilité reste coincé dans les années 1980?

Puisque le département de la comptabilité n’a pas de contact avec les clients, les concessionnaires oublient comment la technologie pourrait améliorer le département et la concession. Selon un article publié dans la revue américaine Harvard Business Review (disponible en anglais seulement), la technologie est importante dans la gestion : « On dit que 63 % des changements technologiques dans les milieux de travail sont trop lents. Cela est dû entre autres à l’absence d’urgence et aux mauvaises communications sur les avantages stratégiques des nouveaux outils.» Le raisonnement selon lequel la technologie est trop difficile est dépassé et cette façon de penser restera tant et aussi longtemps que vous le permettez.

Voici cinq façons d’innover dans le département de la comptabilité :

1. Installez un système de téléphonie efficace avec l’option d’identification de la personne appelante afin de connaître les besoins de cette personne. Vous ne perdrez plus de temps à poser des questions si vous avez toutes les réponses au bout des doigts.
2. Recevez par courriel les relevés des fournisseurs, les bons de travail et les factures de pièces. Offrez-leur l’occasion d’envoyer des factures par courriel et de payer par voie électronique. Utiliser les relevés envoyés par courriel et accepter les paiements électroniques sont des méthodes plus simples que d’essayer d’imprimer, d’envoyer par la poste, et de garder en ordre toutes les factures et les reçus.
3. Utilisez un système de classement électronique pour entreposer les documents pour un accès facile. Est-ce qu’il est nécessaire d’entreposer les reçus électroniques si vos fournisseurs vous envoient des factures par courriel et que vous payez par voie électronique? Cela vous aidera à garder votre bureau mieux organisé.
4. Utilisez plusieurs écrans par poste de travail pour une plus grande efficacité. Les employés peuvent rapidement accéder à ce qu’ils recherchent sans avoir à quitter leur écran pendant qu’ils travaillent.
5. Utilisez des meilleurs outils de rapports qui permettent à la direction du département d’effectuer des recherches de façon autonome. En fournissant les bons outils à votre équipe de gestion, vous leur donnez les outils nécessaires pour qu’ils trouvent les réponses par eux-mêmes.

Conclusion :

Comment s’assurer que vous utilisez la bonne technologie pour votre concession?

Choisissez judicieusement et gardez ça simple! Vous voulez un système qui est conçu pour une transition complète et en douceur d’une aire à l’autre de votre concession. Le bureau de la comptabilité doit travailler main dans la main avec les autres départements. Il faut également garder à l’esprit que payer moins cher n’est pas toujours la meilleure option. Effectuez des recherches pour trouver ce qui conviendrait le mieux aux besoins de votre concession.

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