Dans cet épisode de la nouvelle série de vidéos en baladodiffusion Connectés de Reynolds, le directeur de la planification des produits DMS, Scott Worthington, partage des façons de permettre aux employés du concessionnaire de travailler à la maison et propose des idées sur les possibilités de maintenance qui peuvent être gérées à distance.

Greg Uland : Bonjour, je m’appelle Greg Uland. Je suis directeur du marketing chez Reynolds et Reynolds, et vous écoutez Connectés, une baladodiffusion remplie des meilleures pratiques et d’idées pour vous aider à naviguer à travers ce qui se passe dans le secteur de la vente au détail d’automobiles et dans le monde d’aujourd’hui. Alors que le virus COVID-19 continue de changer notre monde et notre façon de vivre et de travailler chaque jour, cette baladodiffusion discutera des façons de continuer à fonctionner dans cet environnement social sans précédent. Nous accueillons aujourd’hui Scott Worthington, directeur de la planification des produits chez Reynolds et Reynolds. Scott, merci beaucoup de vous joindre à nous.

Scott Worthington : Bonjour, Greg. Merci de l’invitation.

GU : Bien sûr. Scott, aujourd’hui, j’aimerais discuter du travail à domicile pour les concessionnaires. Pour les concessionnaires qui sont en mesure de poursuivre leurs activités, de nombreux employés travaillent à distance. Pour commencer, qu’est-ce qui est nécessaire pour que les employés du concessionnaire puissent travailler efficacement à domicile en ce qui concerne la technologie?

SW : Eh bien, pour de nombreuses tâches, les employés devront se connecter au réseau du concessionnaire. Pour d’autres, une connexion à Internet de base suffit, surtout si de nombreuses applications sont hébergées pour ceux qui doivent se connecter au réseau. Vous pouvez généralement le faire en communiquant avec votre fournisseur de réseau afin d’obtenir un accès via un pare-feu, puis au système. Mais la façon la plus simple est d’avoir un VPN et de vous connecter directement au réseau et d’accéder aux applications dont vous avez besoin. Mais je recommande de communiquer avec votre fournisseur de réseau pour voir les options qui s’offrent à vous. Et une fois que c’est fait, vous devriez être en mesure de vous connecter. De plus, vous devrez vous assurer d’avoir les licences pour les applications dont vous avez besoin pour faire votre travail. Et une fois que c’est fait, vous devriez être bien équipé.

GU : Génial. Oui. Je discutais avec Dave Bates il y a quelques jours, et il me disait que le Centre d’assistance technique aidait beaucoup à cet égard également.

SW : Tout à fait. C’est exact. C’est une excellente ressource pour vous aider pour ceci.

GU : Bien, Bien, une fois que les employés peuvent travailler, de toute évidence le monde des affaires sera bien différent de ce qu’il était il y a quelques semaines. Il y a donc probablement des temps d’arrêt pour les gens. Quelles sont les activités d’entretien que les gens pourraient être en mesure de faire? Il y a des choses qui devraient probablement être faites régulièrement, mais il n’y a tout simplement pas assez de temps pour les faire dans bien des cas?

SW : Eh bien, vous savez, pour commencer, vous devez presque vous donner la permission de travailler sur ce genre de chose. Il faut carrément adopter une nouvelle mentalité. Passer de la routine normale au travail à domicile, c’est vraiment très différent. Donc, une fois que vous aurez décidé que les choses ont changé et que vous pouvez désormais travailler différemment, vous devez évaluer vos objectifs et déterminer ce que vous devez accomplir, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement ou, dans certains cas, mensuellement. Et puis faites ce que vous avez dit que vous feriez si seulement vous aviez le temps. Eh bien, la réalité est telle que certains d’entre nous ont désormais le temps de faire ces choses. Donc, si vous voulez nettoyer un système, par exemple, vous devez prioriser ce que vous essayez d’accomplir et déterminer quelles sont les tâches précises que vous devez accomplir pour y arriver. Une autre chose qui est facile à faire, mais pour laquelle il n’y a souvent pas de temps pendant les heures normales de travail, c’est de la formation et de l’éducation. Augmenter vos connaissances sur vos diverses applications et vos outils, que ce soit le DMS ou l’outil CRM ou même autre chose. Vous avez vraiment le temps de consulter des manuels, des tutoriels et des vidéos. Certaines personnes participent à des séances de formation en ligne et entreprennent les démarches qui leur permettront de devenir plus compétents avec les outils qu’elles ont. Et une fois que vous avez fait ça, ça aide aussi à s’exercer ou à mettre en pratique ce que vous venez d’apprendre. Donc, vous savez, l’espoir est que, vous savez, vous apprenez beaucoup pendant que vous en avez l’occasion, et puis vous êtes un peu en avance lorsque les choses reviennent à la normale.

GU : Oui, c’est très logique. C’est tout à fait logique. Et c’est difficile, je sais que je peux parler pour moi-même. Il est difficile de trouver le temps de faire ce genre de formation sur le système et de bien utiliser les outils dont on dispose. Scott, vous avez également parlé de la maintenance des systèmes. Y a-t-il des choses importantes sur lesquelles beaucoup de gens pourraient se concentrer? Peut-être pourriez-vous en nommer quelques-unes qui pourraient avoir de grandes répercussions sur la mise à jour et le maintien de votre système?

SW : Tout à fait. Le nettoyage de la base de données des clients est une autre tâche imposante pour laquelle il semble toujours manquer de temps. C’est l’idée de consolider les doublons et d’éliminer les anciens dossiers qui n’ont pas de coordonnées ou qui ont les mauvaises coordonnées. Cela peut sembler un travail fastidieux, mais si vous y mettez la main à la pâte, vos efforts rapporteront gros du point de vue de la communication avec le client. Et au bout du compte, parce qu’il n’y a pas plusieurs Greg Uland assis là essayant de sélectionner le bon dossier à utiliser pour les coordonnées. Donc, si vous pouvez prendre le temps de le faire, vous savez que ça vaudra la peine. Dans le même ordre d’idées, de nombreuses personnes peuvent utiliser du temps comme celui-ci pour nettoyer les fournisseurs. Et cela signifie de se débarrasser des contacts avec lesquels vous n’avez pas fait affaire depuis plusieurs années. Il y a aussi la maintenance du système, le nettoyage du système. Une troisième tâche à laquelle il serait bon de consacrer un peu de temps est celle de l’intégration des F&A à la comptabilité. Et bien souvent, il est possible de peaufiner cette intégration et de voir comment une offre est dérivée ou intégrée dans F&A et comment elle s’intègre à la comptabilité. Et bien souvent, si vous pouvez faire un meilleur travail de mise en correspondance des offres avec la comptabilité, cela permet de gagner énormément de temps en ce qui concerne le report des offres. Et, très franchement, nous sommes occupés au jour le jour et nous ne prenons souvent pas le temps de nous asseoir et de consulter cela. Et au fil du temps, beaucoup d’améliorations et de modifications sont apparues, rendant cela beaucoup plus facile, et en général, nous n’avons pas pris le temps d’en profiter. Maintenant c’est le bon moment de se pencher sur les correspondances et, avec un peu de chance, d’économiser des minutes qui deviendront des heures par mois sur le temps de report.

GU : Très bien, on a du pain sur la planche. J’en suis très reconnaissant. Scott, pendant que nous sommes ici et que nous avons l’auditoire, avant de partir, y a-t-il autre chose que vous aimeriez aborder aujourd’hui ou quelque chose que vous aimeriez mentionner?

SW : Tout à fait. Vous savez, si vous êtes capables de travailler de la maison, essayez vraiment d’en tirer le maximum. En cette période sans précédent, les affaires ne sont plus ce qu’elles étaient. Nous apprenons tous à nous adapter du mieux que nous le pouvons. Et, vous savez, nous espérons tous revenir bientôt à la normale. Mais en attendant, j’encourage tout le monde non seulement à essayer d’accomplir leurs tâches de base, mais aussi à prendre le temps d’en apprendre davantage sur les applications, sur certaines des nouveautés et des améliorations, d’effectuer certaines des tâches de nettoyage du système, et tout cela devrait vous aider, vous-même et votre équipe, à être plus efficaces jusqu’à ce que nous puissions tous reprendre une vie normale.

GU : Parfait. Bon point. Scott, nous vous sommes très reconnaissants d’avoir pris quelques minutes de votre journée pour partager ces informations avec tout le monde. Encore une fois, merci infiniment.

SW : Ça me fait plaisir. À plus tard.

GU : D’accord. Merci! Ceci était Connectés. Restez chez vous et à la prochaine.

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