Votre santé cardiovasculaire vous tient-elle à cœur? Pas littéralement, mais comment se porte le cœur de votre concessionnaire, soit le département de la comptabilité?

Vous ne connaissez peut-être pas la réponse, mais vous poser la question peut vous dire à quel point c’est important. Vous pourriez vous dire : « C’est sain parce que je fais de l’exercice et que je mange sainement » ou « Ça pourrait être mieux… Je devrais faire quelque chose à ce sujet », parce que les choses que vous faites ont une incidence directe sur sa santé.

C’est la même chose pour votre département de la comptabilité. Les processus de tous les autres départements auront une incidence directe sur la santé de votre département de la comptabilité.

L’un des plus gros obstacles? La paperasse.

La paperasse est comme la malbouffe du concessionnaire – elle peut être réconfortante, mais elle vous ralentit et peut obstruer vos processus.

Cet été, concentrez-vous sur la santé de ce qui est au cœur de votre entreprise (et peut-être aussi sur votre santé cardiaque physique)! Voici la manière dont vous pouvez désengorger les processus dans l’ensemble de votre concessionnaire et avoir le cœur net par rapport à la gestion efficace de votre entreprise.

Opérations variables

Voyons les choses en face, le fait de dire que les mots « pochette de vente » pourraient faire grimacer plus d’un comptable. C’est beaucoup de papier, et ça représente un énorme bouchon.

Dans le bureau de la comptabilité, une pochette de vente doit nécessairement passer par plusieurs personnes, des renseignements doivent être saisis manuellement, des allers-retours avec les F&A doivent se faire pour comprendre les exceptions, il est nécessaire de traiter les signatures manquées, puis de stocker la montagne de papier. Toutes ces pièces font de la pochette de vente un fardeau.

Ensuite, une fois stocké, cela ne fait qu’ajouter au temps perdu pour trouver l’offre plus tard. Et après l’avoir trouvé, un jour ou deux peut s’être écoulé, laissant un goût potentiellement aigre dans la bouche d’un client lorsqu’il en avait besoin.

La numérisation de l’offre transforme chaque étape de ce processus fastidieux. Lorsque la pochette de vente est stockée électroniquement, le bureau de comptabilité n’a pas à se soucier de passer des heures à trier des boîtes de rangement pour trouver une offre; il peut le faire en quelques minutes.

De plus, lorsque vous avez un outil qui numérise l’expérience en F&A, la pochette de vente est automatiquement stockée dans votre système, envoyée électroniquement au département de la comptabilité et permet de travailler sur l’offre simultanément. Les pochettes de vente papier sont chose du passé, et vos processus sont simplifiés et efficaces.

Opérations fixes

Les BT du service et les factures constituent un autre obstacle pour le département de la comptabilité. Une fois tous ces documents compilés, ils sont à nouveau stockés physiquement quelque part. Si un client demande une copie de sa facture, vos employés doivent la trouver, la numériser, l’envoyer au client, puis la classer de nouveau. Des heures et des heures de travail sont perdues!

Ensuite, pour rendre les choses plus inefficaces, vos employés doivent se rendre à nouveau dans la salle d’entreposage pour la conciliation des factures. Ce qui pourrait être une tâche relativement rapide se transforme en des heures et des heures de recherche de documents.

Lorsqu’ils peuvent être stockés électroniquement, les employés de la comptabilité peuvent reprendre l’activité pour laquelle ils sont payés. La recherche d’une facture pour un client prend quelques minutes, et elle peut être envoyée par courriel à partir du système. La conciliation des factures se fait sans stress. Vos employés peuvent rapidement et facilement faire la conciliation à partir du système, entrer des factures ou d’autres documents pour obtenir les informations dont ils ont besoin et réduire considérablement le temps nécessaire.

Conclusion

Lorsque vous numérisez vos processus dans le cadre d’opérations variables et fixes, la récupération de documents est facile, la conciliation prend moins de temps et le report des offres est facile et rapide. Tout cela mène à un département de comptabilité plus heureux et plus efficace, et à un concessionnaire plus léger et en meilleure santé.

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