La plupart des factures doivent être enregistrées dans le journal Achats généraux. Cependant, les piles de factures qui arrivent au département de la comptabilité peuvent être intimidantes. Pour simplifier ce processus, ERA-IGNITE permet un paramétrage par défaut des dossiers fournisseurs lors de la saisie des factures dans le journal Achats généraux.

Pour commencer avec ces paramètres par défaut, recherchez le dossier du fournisseur que vous souhaitez configurer dans l’application des Noms. Une fois le dossier ouvert, sélectionnez l’onglet C/P.

Dates d’échéance par défaut

Pour les fournisseurs qui ont une date d’échéance fixe, deux options sont disponibles à la section Date d’échéance par défaut facture.

• Si le fournisseur a une date précise dans le mois où le paiement sera dû, cochez Jour du mois après date de facture et entrez la date au champ de droite.

• Si le fournisseur préfère recevoir le paiement dans un certain nombre de jours après la date de la facture, sélectionnez Nb jours passés date de facture et entrez le nombre de jours après la date de facturation à laquelle le paiement est dû.

Appuyez sur F12 pour sauvegarder les dates d’échéance par défaut dans le dossier du fournisseur.

Comptes payables par défaut
Pour économiser du temps lors de la saisie ou de la recherche de comptes au moment d’entrer des factures ou d’émettre des chèques, un fournisseur peut avoir des comptes de dépense par défaut enregistrés dans l’onglet C/P à l’aide de l’option Cptes payables par défaut.

Ajoutez tous les comptes par défaut pour le fournisseur à la fenêtre Comptes payables par défaut. Sélectionnez l’icône de loupe pour consulter les numéros de compte. Une fois le compte désiré sélectionné, appuyez sur F12 pour sauvegarder.

Escompte par défaut

Bien que ce ne soit pas aussi courant qu’autrefois, certains fournisseurs offrent des escompte si le paiement est reçu dans un certain délai. Pour les appliquer par défaut à un dossier fournisseur, veuillez vous reporter au champ Code escompte de la section Informations fournisseur à l’onglet C/P. Sélectionnez le code d’escompte approprié dans le menu déroulant, puis appuyez sur F12 pour sauvegarder.

Une fois que les valeurs par défaut sont appliquées et sauvegardées dans le dossier du fournisseur, elles sont disponibles lors de la création d’une facture.

Conclusion

Configurer ces paramètres par défaut vous permet d’économiser beaucoup de temps. Faites de cette pile de factures une tâche moins difficile et plus facile à gérer dans le processus de paiement des fournisseurs.

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