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Aide-mémoire rapide pour les achats généraux

Points saillants de l'article :

  • Des milliers de transactions comptables augmentent les risques d'erreur.
  • Apprenez comment modifier des transactions dans les Achats généraux.

Le journal des achats généraux est l’un des journaux les plus utilisés dans la Comptabilité ERA-IGNITE. Avec le traitement de milliers de factures au cours du mois, il y a un risque accru que des erreurs et des reports erronés soient commis.

Heureusement, il y a quelques façons de corriger les erreurs de report dans ERA-IGNITE. Le statut de la transaction détermine les options de correction. Si une transaction n’a pas été inscrite au grand livre, vous pouvez la modifier ou la supprimer. Si une transaction a été inscrite au grand livre, vous pouvez la modifier ou la contre-passer.

Transactions reportées

Les transactions reportées sont celles qui ont été reportées au grand livre. Une contre-passation ou un ajustement est requis afin de pouvoir corriger ces transactions. Pour commencer, localisez la transaction à l’écran Recherche achats généraux en sélectionnant Page d’accueil Comptabilité → Achats généraux → Fichier → Rechercher/modifier.

ERA-IGNITE

Recherchez la transaction que vous souhaitez corriger en entrant au moins un des critères de recherche suivants :

  • #Fournisseur
  • Compte payable
  • #Facture
  • Statut de report
  • Date facture Du/au :

Une fois les critères de recherche entrés, sélectionnez Rechercher (F5).

ERA-IGNITE

Trouvez et sélectionnez la transaction dans la liste, et appuyez sur Retour.

Ajuster une transaction

L’ajustement d’une transaction génère deux comptes de report supplémentaires dans le grand livre, l’un pour contre-passer l’entrée et compenser la transaction initiale et l’autre pour ajuster l’entrée conformément à vos modifications. Le numéro de référence de la transaction ajustée s’affiche comme le numéro de référence de la transaction initiale suivi du suffixe « A ».

Pour ajuster une transaction, il suffit de sélectionner F12 ou d’accéder au menu Fichier et de sélectionner Ajuster #Référence. Apportez les modifications nécessaires à la transaction et sélectionnez F12. Effectuez l’ajustement, contre-passez le numéro de référence original et confirmez les dates en sélectionnant Oui à l’invite.

ERA-IGNITE

Contre-passer une transaction

Certains champs de l’écran d’entrée d’ajustement ne peuvent pas être modifiés avec une entrée modifiée, par exemple le numéro de facture. Dans ce cas, vous devez contre-passer l’entrée. Lorsqu’une contre-passation est effectuée, ERA-IGNITE crée une écriture inverse qui compense la transaction initiale. Pour contre-passer complètement la transaction, sélectionnez F12 ou accédez au menu Fichier et sélectionnez Contre-passer #Référence. Entrez Oui à l’invite afin d’accéder à l’écran.

ERA-IGNITE

Transactions non reportées

Les transactions non reportées peuvent être modifiées ou supprimées à l’aide du même écran de recherche que les transactions reportées.

Modifier une transaction

Pour apporter une modification à une transaction non reportée, repérez et sélectionnez la transaction à l’écran Recherche achats généraux.

ERA-IGNITE

Une fois la transaction ouverte, apportez les modifications nécessaires et sélectionnez F12. On vous demandera si vous voulez faire une « mise à jour en ligne ». Sélectionnez Oui pour reporter les transactions au grand livre. Sélectionner Non ne fait que modifier le dossier et ne le reporte pas au grand livre.

ERA-IGNITE

Supprimer une transaction

Pour supprimer une transaction non reportée, accédez au menu Fichier en haut de l’écran et sélectionnez Supprimer #Référence. À l’invite de confirmation de la suppression, sélectionnez Oui.

ERA-IGNITE

La correction des erreurs de report fait partie de la vie quotidienne. Savoir comment utiliser efficacement les processus de correction dans ERA-IGNITE permet d’économiser du temps et de l’argent et de réduire les maux de tête pour votre département.

Pour d’autres formations ERA-IGNITE, consultez le www.reyrey.ca/fr/training.

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Formation au logiciel, Reynolds et Reynolds

Jennifer McReynolds travaille dans le département de formation au logiciel depuis plus de 15 ans. Jennifer supervise la formation de ses instructeurs et est également responsable de la révision et de la mise à jour des cours afin qu’ils correspondent aux modifications récentes du logiciel.

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