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Crouler sous les documents : se libérer du fardeau

Points saillants de l'article :

  • L'automatisation vous coûte cher de quatre façons différentes.
  • Des transitions faciles à la numérisation dans votre concessionnaire.

Vous souvenez-vous de l’époque où les transactions étaient reportées sur papier? Et que dire des bons de commande, des reçus de caisse, des bons de travail et des bons de cueillette des pièces qui étaient reportés manuellement en consultant la « copie comptable » de la transaction? Êtes-vous nostalgiques lorsque vous repensez à l’époque où reporter une offre signifiait retrouver le récapitulatif dans le dossier d’offre et le recalculer afin de s’assurer que l’offre était complétée et que le solde était exact? Si vous vous souvenez de ces processus, je dois vous demander : n’était-ce pas le bon vieux temps?

Mais qu’arrivait-il lorsqu’un document n’était pas acheminé au bureau? Combien de temps fallait-il pour le trouver? Avez-vous entendu des histoires d’horreur sur une période plus sombre où le bureau était géré entièrement à l’aide de documents manuscrits?

Aujourd’hui, les documents arrivent à la comptabilité par voie électronique, et grâce à l’intégration au G/L, ils sont complets (ou presque). Oseriez-vous revenir aux anciennes façons de comptabiliser chaque transaction individuellement?

Serions-nous donc présentement dans le bon vieux temps? Pas tout à fait. Malgré les processus automatisés, votre concessionnaire est toujours freiné par des inefficacités. Vos vendeurs savent-ils comment accéder facilement aux bons de travail et aux bons de commande ouverts? Pour chaque véhicule que vous vendez, attendez-vous toujours que le dossier d’offre arrive au bureau avant de commencer le processus de report? L’automatisation a peut-être accéléré le processus de sorte que vous n’écrivez plus les transactions individuelles dans un grand livre, mais vous pourriez tout de même être plus efficace.

L’automatisation vous a également rendu plus dépendent du papier. Pour chaque processus automatisé, il y a une copie d’un reçu ou d’un bon de commande qui se terre dans l’entrepôt. L’automatisation des processus n’est qu’une partie de la solution. Ce qu’il vous faut maintenant, c’est la numérisation. La numérisation relie les processus d’économie de temps que vous avez mis en place, afin d’optimiser l’efficacité et d’améliorer l’expérience client.

Voici quatre points qui font que l’automatisation sans numérisation vous coûte plus cher :

  • L’espace de rangement. Où stockez-vous tous les documents que vous imprimez? Dans des boîtes de rangement? Dans une remorque à l’arrière? Dans un entrepôt à une autre adresse? Les documents que vous devez conserver devraient être facilement accessibles lorsqu’il est temps d’y accéder. Autrement, lorsqu’un client appelle pour demander une copie de sa facture, vous êtes pris à fouiller dans les boîtes sur une remorque à l’arrière.
  • Le coût. Papier, encre, toner, entreposage et affranchissement. Annuellement, ces coûts peuvent atteindre les 80 $ par employé, selon l’EPA. Et c’est sans compter les cinq heures par semaine consacrées à la recherche de documents ou les 220 $ nécessaires pour remplacer un document manquant, selon IDC et PricewaterhouseCoopers.
  • L’expérience client. Je n’ai pas encore clarifié comment le papier affecte vos clients. Vos clients lisent les nouvelles par courriel. Ils paient leurs factures par téléphone. À l’aide de Facebook, ils trouvent le numéro de téléphone de leur restaurant chinois préféré et commandent leur poulet à l’orange pour qu’il soit prêt à leur arrivée. Ramasser un véhicule chez le concessionnaire devrait être aussi facile. Toutefois, à ma dernière visite dans un concessionnaire, j’ai vu le conseiller du service écrire mon nom au crayon dans un grand carnet de rendez-vous et suspendre mes clés sur un tableau avec une épingle. Lorsque ma voiture est prête, je devrais pouvoir payer en ligne. Or, me voici en file à 17 h un vendredi.
  • L’expérience des employés. Cela ne concerne pas uniquement vos employés qui attendent une paie ou le report de certaines offres. Mais s’il faut plusieurs jours après la fin du mois pour que tout soit reporté, combien de temps vous faut-il pour examiner les livres et faire des ajustements? Pour vous, la fin du mois est-elle souvent synonyme d’heures supplémentaires au bureau?

Voici quelques transitions faciles que vous pouvez faire vers la numérisation :

En plus de réduire votre dépendance au papier, comment ces changements amélioreraient-ils l’expérience client?

L’ère de l’automatisation est révolue. Nous sommes désormais à l’ère de la numérisation. Soyez de la partie!

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Planification des produits, Reynolds et Reynolds

Gary Reinhardt est directeur de planification de produits pour les applications de la Comptabilité et des Rapports chez Reynolds et Reynolds.

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