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3 mythes de stockage de documents exposés

Points saillants de l'article :

  • Le numérique change l'industrie automobile.
  • Connaître les faits sur le stockage numérique avant de le rejeter.

Le changement est inévitable. Mais, il est aussi difficile à accepter et à comprendre.

Dans notre industrie, s’il y a bien un changement qui prend de plus en plus d’ampleur, c’est bien celui du stockage numérique de documents. Les documents papier existent depuis des centaines d’années, alors il est difficile pour certains d’accepter cette nouvelle ère du numérique. Au fil du temps, de fausses idées ont vu le jour et ont alimenté le débat.

Mettons-les au repos en préparant le terrain. Comprendre le pourquoi derrière ces fausses idées nous permettra de les voir pour ce qu’elles sont réellement : des mythes.

Mythe #1 : « Le stockage numérique des documents est trop dispendieux et n’offre aucun retour sur investissement. »

Pensez-y : vous dépensez actuellement des milliers de dollars par mois pour du papier, de l’encre, des boîtes, ainsi que pour le transport et l’entreposage, etc. Selon PricewaterhouseCoopers, chaque classeur à quatre tiroirs contient de 10 à 12 000 documents et coûte 1 500 $ par année. Combien y a-t-il de classeurs à quatre tiroirs dans votre concession? Si c’est plus que vous pouvez compter sur vos deux mains, cela fait au moins 15 000 $.

Et qu’en est-il des autres dépenses mensuelles? Considérez ce chiffre dans sa globalité sur une année. Si vous pouviez économiser environ 40 000 $ par année, l’investissement en vaudrait-il la peine?

Mythe #2 : « La transition vers le stockage numérique prendrait trop de temps. »

Nous parlons ici une quantité massive de paperasse impliquant tous les départements. Par conséquent, une période d’ajustement est inévitable. Mais avec un plan et une équipe de soutien dévouée, la transition sera terminée avant même que vous ne vous en rendiez compte. D’ailleurs, un concessionnaire a récemment numérisé et archivé deux millions de documents en six mois – et il ne l’a fait qu’à temps partiel!

De plus, en numérisant tout votre processus, les documents de transaction scannés et les BT peuvent être accessibles à partir de n’importe quel poste de travail de votre concession. Vos systèmes et vos processus « seraient sur la même longueur d’onde », facilitant ainsi le fonctionnement de l’ensemble de la concession, et votre vie s’en verrait simplifiée.

Mythe #3 : « Les documents numériques sont moins sûrs et moins fiables que les copies papier. »

Si les copies physiques sont conservées dans votre concession, vous êtes à risques. N’importe qui peut y entrer et exploiter l’information contenue dans vos documents.

Une enquête menée par F&I and Showroom Magazine indique que le non-respect des règles de conformité coûte en moyenne 792 000 $ à un concessionnaire. Êtes-vous prêts à perdre 792 000 $ par année à cause d’un manque de conformité et d’un audit raté? Or, tel est bel et bien le coût que pourraient représenter ces documents pour votre concessionnaire.

La vérité peut parfois faire mal

Envisagez vos options pour l’avenir. Il vous revient de décider si vous souhaitez être reconnu comme un leader proactif dans l’industrie ou plutôt un suiveur réactif.

Le stockage numérique de documents a changé la donne pour les concessionnaires, ne soyez pas à la traîne.

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Planification des produits, Reynolds et Reynolds

Tim est directeur de planification des produits pour la plateforme ERA-IGNITE, les applications de comptabilité, les solutions d’archivage de documents, les solutions réseau et ReyPAY®.

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